المقدمة:
ما الذي نريد تحقيقه في هذه الحياة؟ ما الذي نريد إنجازه لتبقى كعلامة بارزة لحياتك بعد أن ترحل عن هذه الحياة؟ كثيرون الذين لا يعرفون إلى أين يتجهون وماذا سيفعلون وأي طريق يسلكون يتخبطون هنا وهناك كثيرون الذين جزء من وقتهم يسرق منهم ويخدعون به ومهما كان هذا الجزء يبدو وأنه يختفي دون أن يلاحظ. الوقت مورد ثمين وفريد ولقد منح الله الوقت لكل إنسان بالتساوي بغض النظر عن عمره أو مكانه. لذلك فإن الوقت هو مادة هذه الحياة كما ورد في الأثر\" كثير من الناس لا يدركون أن الوقت قد ذهب إلا بعد أن يكون العمر قد ذهب.
فابدأ الآن وقم بوضع أهداف وأولويات لحياتك وما هو المطلوب منك لتوظيف وقتك. ويمكن لحياتك أن تكون ناجحة بشكل كلي إذا اعتمدت على حسن تقدير فكرة الوقت ويجب عليك أن تبذل جهودًا لاستخدام الوقت المتاح لتحقيق أهدافك المهنية والشخصية والاستغلال الأمثل للوقت يترتب عليه نتائج إيجابية وإهداره يترتب عليه نتائج سلبية.والنبي صلى الله عليه واله وسلم يقول\" إذا قامت الساعة وفي يد أحدكم فسيلة فليغرسها\"
في هذا المقال تم التركيز على توضيح مفهوم الوقت وأهميته وخصائصه وما هي مضيعات الوقت وعلاقته بالعملية الإدارية والإارة الفعالة للوقت وتحديد الأهداف والبدء بالوضع الإيجابي ووضع الخطط المكتوبة وخطوات تنظيم الوقت وأسباب المماطلة وخلق الأعذار وماهي فوائد تنظيم الوقت. وأخيرًا أن الوقت مورد فريد ولقد أصبح الوقت المتاح أمام الإداريين الكبار على درجة عالية من الأهمية حتى أن كثير من المنظمات اليوم يعتبر وقت الإدارة معيار حاسم للدخول في مشروعات جديدة بدلاً من النظر إلى مدى العائد من استثمار هذا الوقت.
مفهوم الوقت:
يمكنك أن تكون ناجح بشكل كلي إذا اعتمدت على فكرة تقدير الوقت أو الإهتمام به. فيجب عليك أن تبذل أقصى جهودك لاستخدام الوقت المتاح لديك لتحقيق أهدافك.
فالوقت هو رأس المال الحقيقي وهو مورد هام من موارد الإدارة.
وإدارة الوقت هي بمثابة علم وفن استخدام الوقت بشكل فعال وهي عنصر أساسي من عناصر الإدارة الفعالة.
ونجد أن هناك آراء واختلافات حول مفهوم الوقت وتتعدد تعريفات الإدارة للوقت ولكنها كلها تؤدي إلى نفس المضمون وهوالقدرة على إنجاز الأعمال بشكل منسق ومنظم وفعال وتحقيق الأهداف بأقل التكاليف أي الاستغلال الأمثل والفعال لكل الإمكانات المتاحة للإدارة.والوقت هو أول هذه الإمكانات ومفهوم إدارة الوقت مفهوم شامل ومتكامل وصالح لكل الأزمنة ولقد ارتبط هذا المفهوم بالعمل الإداري ولقد بدأت الأبحاث والدراسات في البحث في هذا الموضوع وزيادة الاهتمام به نظرًا للتطورات الاقتصادية والثقافية والاجتماعية وزيادة تكاليف الإنتاج.
والهدف الذي تسعى إليه إدارة الوقت هو أن يجد المسئول أو الإداري لنفسه وقت أكبر تحت تصرفه وإدارة الوقت تعني إدارة الذات وإدارة شئون المنظمة والحصول على النتائج في الوقت المحدد. وإدارة الوقت تحقق التوازن في حياتك ما بين ما يجب عليك عمله من واجبات ورغباتك وأهدافك.
ومدى استفادتك من وقتك هي التي تحدد الفارق بين الناجحين والفاشلين حيث أن الشيئ المشترك بين كل الناجحين هو قدرتهم على عمل توازن بين أهدافهم التي يسعون إلى الوصول إليها والواجبات اللازمة عليهم نحو الآخرين وهذه الموازنة لا توجد إلا من خلال إدارة الوقت إذ لا حاجة لإدارة الوقت بلا هدف لحياتك والا ستسير في كل اتجاه مما يجعل حياتك مشتتة ولا تحقق أي شيئ.
خصائص الوقت:
• الوقت هو الشيئ المشترك بين الجميع فالوقت للجميع ولكن هناك اختلاف في كيفية استغلال الوقت من شخص لآخر.
• أنت المسئول الوحيد عن وقتك وتستطيع أن تستغله وتخطط له فالوقت يسير بسرعة ثابتة ولا يمكن تقديمه أو تأخيره فالذي يمضي الوقت وليس نحن فالوقت له كمية وله نوعية فلا تسرق وقت الآخرين ولا تدعهم يسرقون وقتك.
• الوقت هو المقياس الذي نعتمد عليه في سرعة الإنجاز والمنافسة وأصبحت جميع المجالات تعتمد على الوقت كمقياس مدى استغلاله.
• الوقت يمكنك من اكتشاف مدى الاستغلال الأمثل له فهو أداة تقويم ورقابة حيث كل عمل له فترة زمنية محددة وبداية ونهاية.
قيمة الوقت:
الإدارة الناجحة للوقت تجعلنا نشعر بالتوازن في حياتنا ونتعرف على مواطن القصور والضعف وتجعلنا نشعر ونحدد أي من الأنشطة هي الأهم والتي تشغلنا بصورة أكبر في حياتنا و تجعلنا نشعر إذا كانت بعض الأنشطة مثل الأنشطة الاجتماعية أو دور العائلة ومن هم قريبون منا هل لهم دور في حياتنا أم أنهم ليس لدينا وقت لكي نضعهم ضمن ما يشغلنا أن إنهم مستبعدون .
فكيف تتعامل مع وقتك وتديره هي مهارة يمكنك تعلمها وتنميتها مع الوقت فهي تجعلك تنظم وقتك بين جميع الأنشطة التي في حياتك فنجعل وقتًا لعملك وفقًا للأنشطة الاجتماعية ووقت للعائلة.
وهناك مقولة تؤكد أهمية إدارتنا لوقتنا الوقت يطير فهل أنت الطيار أم أحد الركاب.
إدارة وقتك بطريقة سهلة صحيحة سوف تجعلك تشعر أنك في الطريق الصحيح والإتجاه الصحيح فهي تجعلك لا تعتمد على المماطلة والتسويف واختلاق الأعذار فابدأ الآن وخذ على نفسك عهدًا وقل لنفسك لن اختلق الأعذار لتأجيل الأعمال تعاهد مع نفسك بأنك لن تقوم من مكانك حتى تنتهي لهذا اليوم.
اجعل لنفسك حافز يدفعك لإنجاز هدفك وأعد لنفسك مكافأة عند الانتهاء من العمل والمهارة في تحقيق الأهداف في مدة زمنية محددة والذكاء في هذه الحالة أن تعمل بطريقة أفضل لا بمشقة أكبر وذلك للتميز بين الشغل والانشغال أو بين الكفاءة والفاعلية.
وفي ذلك يقول أبو بكر الصديق رضي الله عنه\" اعلم أن لله عملاً بالنهار لا يقبله بالليل وعملاًَ بالليل لا يقبله بالنهار\"
لقد أصبح إدراك أهمية الوقت وضرورة استغلاله معروفًا على نطاق عالمي وبذلك لا يمكن النظر إلى إدارة الوقت على أنها إدارة تنظيمية فقط.
فوائد إدراة الوقت:
إدارة الوقت بشكل جيد تجعلنا نحدد مهام واختصاصات العاملين ونحدد ما هو ضروري ونستطيع أن نوجههم باعتبار التوجيه ملازم للتخطيط وفي عملية اتخاذ القرار.
وأيضًا نلمس ذلك في الرقابة حيث تمكنا من كشف الأخطاء أو منع حدوثها قبل وقوعها في الوقت المناسب وأيضًا تظهر أهميته في شكل الرقابة سواء كانت داخلية أم خارجية. وفوائد إدارة الوقت كثيرة منها ما نجد نتائجه في الحال ومنها ما نجده على المدى الطويل.
ولا شك أنك عندما تحسن إدارة وقتك وتعرف كيف تستغله وتنظمه بأنك سوف تشعر بتحسن عام في حياتك فيمكن أن تقضي وقت أطول مع العائلة أو في زيادة تظوير ذاتك وتحسين قدراتك وإنجازك لأهدافك وأحلامك وسوف تلاحظ تحسن انتاجيتك وسوف تلاحظ قلة الضغوط عليك في العمل وفي الحياة.
وحتى تشعر بفائدة إدارة الوقت تعرف على مدى استفادتك من وقتك واعرف ماهي العوامل المبددة لوقتك فمثلاً قم بعمل سجل يومي دون فيه تفاصيل الأعمال التي قضيت معظم وقتك فيها وحدد كم اخذ كل عمل قمت به من وقت. ثم بعد ذلك قم بتحليل الجدول وعنئذ سوف تلاحظ ما هي العوامل التي تضيع وقتك وعندها تستطيع أن تنظم وتدير وقتك بشكل أفضل.ومن الفوائد التي سوف تشعر بها من خلال إدارة وقتك انك تستطيع إتمام أعمالك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسوف تحصل على فرص لم تكن بحسبانك لأنك كنت مشغول وهذا يجعلك تتكيف مع ظروف الآخرين وجداولهم الزمنية وسوف تلاحظ من خلال حسن إدارتك لوقتك بالطريقة المثلى والصحيحة أنه يوجد أمامك وبين يديك الوقت الكافي للنشاطات التي كنت تعتقد بأنك لا تستطيع ممارستها لعدم إدارتك لوقتك بطريقة فعالة وهي مثل وقت للعائلة والأصدقاء ووقت لنفسك أيضًا فسوف تجد أن لديك وقت للعمل ووقت للتفكير ووقت لتقرأ ووقت لتلعب وتسهر وبالتالي سوف يقل التوتر والضغط وبالتالي فسوف تشعر بالراحة لأنك وجهت وقتك التوجيه الصحيح.
مبادئ إدارة الوقت:
1. مبادئ ترتبط بالتخطيط
إذا لم تتمكن من استغلال وقتك الاستغلال الأمثل هذا يعني إنك لم تخطط وتضع أهدافك فإن لم تستطيع إدارة وقتك وكيف تتصرف فيه فإنك لن تتمكن أبدًا من معرفة اختيار طرق بديلة للتصرف في وقتك فيجب عليك أن تعرف كل شيئ عن وقتك من خلال تحليل الوقت واحرص على عمل جدول يومي لنشاطاتك.
ويجب عليك أن تعد خطة ليومك قبل بداية عملك من خلال التخطيط اليومي وحدد أولوياتك ورتب أهدافك.
2. مبادئ ترتبط بالتنظيم
• أولاً إبدأ بتنفيذ الأعمال الصعبة ثم البسيطة.
• لا تفرط في الوقت المحدد لكل مهمة.
• حدد الأعمال التي يمكنك تفويضها.
• إذا كانت هناك أنشطة متشابهه يمكنك تقسيمها إلى مجموعات متشابهه.
• رتب النشاطات وحلول القضاء على معوقات الوقت.
3. مبادئ ترتبط بالرقابة
قيم ما تحقق من خلال تنفيذ الخطة ومتابعتها ومتابعة تنفيذها.
مفاهيم إدارية تؤثر على حسن إدارة الوقت:
• الإشراف وإدارة الوقت: يحرص المدير على الإشراف على المرءوسين ويشجع ويدرب ويشرف مع ضرورة الحرص على عدم إهداره للوقت في الإشراف.
• الفحص وإدارة الوقت: ليس ضروريًا فحص جميع الأعمال ويمكن فحص عينات بدقة ويمكن استخدام فحص عشوائي أو دوري.
• قائمة الوظائف وإدارة الوقت: إعداد قائمة تشمل ( أعمال مطلوب عملها) – أعمال لا يجب عملها – أعمال تنفيذها دون حاجة – ثم ترتب هذ الأعمال حسب الأولوية وتوزيع الوقت على الأعمال.
• التفويض وإدارة الوقت: يجب أن يحدد المدير الأعمال التي يمكن إنجازها بواسطة الغير.
• وقت المرءوسين وإدارة الوقت: هل يوجد عمل أنفذه يضيع وقت المرءوسين دون المساهمة في رفع كفاءة وتطوير العمل وهل على المرءوس الانتظار لحين فراغ المدير ليسأل عن العمل.
• التطوير وإدارة الوقت: يجب تخصيص وقت في تطوير العمل ولا نفترض أن كل شيئ كان مهمًا بالأمس سيكون مهمًاكذلك لليوم. 1
4- معوقات الوقت:
إن الكثير من الوقت يتسلل من بين أيدينا دون أن ندري كيف. فهناك معوقات أثناء العمل تجعل الأمور لا تسير كما خططنا لها، وهناك أيضًا المحيطون بنا فأحيانًا يخطئ الآخرون والمسئولية تقع علينا.
ففي مجال عملك الزوار من خارج أو من داخل العمل فهم يمنعونك من متابعة عمللك وهناك المهمات الكثيرة التي تتطلب وقت طويل ويوجد صعوبة في المتابعة لها ونضطر لتأجيلها.
وفقدانك للأولويات يجعلك تنفذ مهام عديدة في نفس الوقت وبدل التركيز على مهمة واحدة يتشتت التركيز على عدة مهمات.
لا يكون لديك هدف مهني أو شخصي وهذا يجعلك مشتت طوال يومك لأنك لا يوجد لديك هدف تسعى لتحقيقه وبهذا تفقد الانضباط الذاتي عندما تنفذ الخطة التي ترغب فيها.
5- كيف نتغلب على مضيعات الوقت
هناك عقبات تقف حاجز دون تحقيق أهدافنا وهذه العقبات تختلف من شخص لآخر وهذه العقبات إما أن تكون نابعة من داخلنا أو من داخل المنظمة وهنا يجب أن نطرح سؤال هل يوجد لديك طاقة لتقضي على هذه العقبات وتذكر أن لا تؤجل مهمة وأبدأ بتنفيذها فورًا وتذكر أنك عند إنجازك مهام جديدة أفضل من محاولتك لإنجاز مهمة واحدة مثالية.وأسأل نفسك ما الذي يحول بينك وبين تحقيق هدفك الذي وضعته،هنا يجب عليك أن تبدأ في التنفيذ وسوف تظهر قدرتك على اختلاق الأعذار وأسوأ ما في الأمر أنك تبدأ بالاقتناع بها وتصديقها وتبرع في مهارة اختلاق الأعذار وللتخلص من هذه العادة ولتحقق أهدافك وتستغل وقتك بالطريقة المثلى عليك أن تبدأ بوضع وقت للانتهاء من كل مهمة في الوقت الذي حددته لها. ويمكنك أن تكتب قائمة بالأشياء التي تؤجلها تجد ماهي هذه الأعمال وأبدأ بها فورًا ويمكنك أيضًا أن تعرف ماهي عواقب ونتائج تأجيلك لذلك العمل واجعل لنفسك حافز يدفعك لإنجاز أهدافك.
حدد أهدافك بطريقة واضحة وبسيطة وبذلك تكون قابلة للتحقيق لأنك بدأت بطريقة متسلسلة مما يجعلك تقوم بتحقيق أهدافك بسرعة.ولكن عليك عند وضع الأهداف أن تسأل نفسك هل ترغب حقًا في تحقيق هذا الهدف وذاك وهل يمثل لك شيئًا سواء حققته أم لا ، ثم حدد الزمن الذي سوف يستغرقه تحقيق الهدف وهل أنت واثق من قدرتك وجدير بتحقيق هذا الهدف وهل أنت قادر على تحقيقه.
وعليك أن تتعلم التخطيط الفعال وتضع الأوليات لعملك حتى تستطيع إدارة وقتك بشكل فعال ومفيد.
6- الوقت والعملية الإدارية
الوقت في العملية الإدارية يجب النظر إليه على أنه مورد ويجب أن تبنى فكرة المرونة وأن يكون الإداري قادر على أن يجد الوقت للتفكير والتخطيط وحل المشكلات بأسلوب مميز فإدارة الوقت تجعلك تلاحظ وتقيس مدى التقدم الذي تحرزه من خلال وضع أهدافك وطرق تنفيذها ومتابعتها والرقابة عليها.
والمديرون الناجحون ناجحون في إدارة وقتهم فلقد نجحوا في أن يضعوا نشاطاتهم تحت السيطرة والرقابة وكذلك أعطو وقتًا أكثر للأساسيات لذا فسر النجاح لكثير من الموظفين والمديرين موجود في وجود مساعد شخصي في العمل الذي يؤمن لهم: - الصورة الكلية: بقاء الصورة الكلية لجميع المهمات في متناول اليد.
- التخطيط: حفظ وتنسيق كل المشاريع الهامة والمواعيد والنشاطات بطريقة منتظمة وموجهة للهدف.
- المتابعة: كن ناجح في تنظيم ومراقبة التنفيذ وتتابع المهام.2
ويجب على الإداري أن يوازن بين الوقت الذي يستغرق في الإنتاج وتنفيذ العمل وبين الوقت الذي يقضيه في التفكير والتحليل والتخطيط المستقبلي وتنظيم العمل وتقويم الإنجاز والذي يقضيه في جمع المعلومات والحقائق وتجهيز المعدات أو مستلزمات المكتب قبل البدء في تنفيذ العمل فيجب أن يكون هناك عملية توازن ضرورية لضمان استغلال أمثل لكافة الموارد المتاحة بما فيها الوقت وإن لم توجد عملية التوازن هذه وإن لم يتم الاستغلال الأمثل للوقت فسوف يظهر هنا وقت غير فعال وهو ناتج عن قصور الإدارة أو عيب في أحد عناصر العملية الإدارية فيجب على العاملين في المنظمة أن ينجزوا أعمالهم ضمن الخطة الزمنية وهنا يجب أن يراعي المخطط اختيار الزمن المناسب لكل مرحلة من مراحل وصفه لخطة العمل وبعد التخطيط يأتي دور التنظيم الجيد فتحديد المهام والاختصاصات وتبسيط الإجراءات تجعلهم يعرفون ماهو الضروري وما هو غير ذلك.
ويظهر دور الإدارة في عملية التوجيه وعملية اتخاذ القرار ويظهر في الرقابة التي هي تكشف عن الأخطاء و تمنع حدوثها في الوقت المناسب.
7- الإدراة الفعالة للوقت
يعتقد البعض أنه عند الحديث عن تنظيم الوقت وإدارته والبحث فيه وعن إدارته بفعالية أن تجعل الحياة كلها لا وقت للراحة بالطبع هذا مفهوم خاطئ لأن الوقت منظم أصلاً والوقت أيضًا لا يدار ولا يمكننا أن نتحكم فيه إنما الوقت هو الذي يديرنا وهناك أنواع من الناس فمنهم من ينظم ووقته ومنهم من لا ينظمه.
فالذين ينظمون وقتهم يوجد منهم من يكون فعال ويستفيد بشكل كبير من تنظيمه لوقته ومنهم من لا يستفيد من تنظيمه للوقت ويكون مشغول في طاحونة الحياة.
والذين لا ينظمون وقتهم فإنهم لا يشعرون بالملل لأنهم متخبطون في أعمالهم القليلة الأهمية.
وإذا بدأ الشخص بتنظيم وقته بطريقة فعالة فإنه حتمًا سوف يحصد نتائج إيجابية منها زيادة فعاليته في العمل أو أي مجال آخر في حياته وسوف يحقق أهدافه بطريقة أسرع وسوف يقل المجهود من أجل تحقيق هذه الأهداف.
فأنت عندما تبدأ بالتركيز على إدارة وقتك بفعالية وتحديد أهدافك ورسمك للطريق الذي سوف تمشي فيه فإنك بذلك تعزز قدرتك على الإنتاج وتكون قد بدأت بالطريق الصحيح للوصول إلى الفرص الحقيقية التي تحقق لك الإنجازات والأهداف وتلاحظ أنك تبدأ العمل بتلقائية وبدون تكلف وتحافظ على أعمالك.
ابدأ الآن وخذ المبادرة في التفكير الجدي في حياتك وكيف تديرها نحو ما تهدف إليه.
أولاً: يجب أن يكون لديك هدف تسعى من أجله وخطة للوصول إلى هذا الهدف وإن لم يكن لديك أهداف فلا فائدة من تنظيم وقتك فتنظيم الوقت يقوم على وجود أهداف وإلا سوف تكون حياتك مشتتة لا تحقق شيئ ويكون ذلك الإنجاز ضعيف وذلك نتيجة عدم التركيز على أهداف معينة.
ومن هنا تتضح أهمية إدارتنا لوقتنا بفعالية ورؤيتنا المستبقة لإدارته بنجاح فهي الطريقة التي تجعلنا نستفيد من الوقت في تحقيق الأهداف وخلق التوازن في الحياة ما بين الواجبات والرغبات والأهداف.
وأيضًا هي التي تحدد الفارق بين الناجح والفاشل إذ أن المعيار بين الفشل والنجاح هو قدرتهم على الموازنة بين الأهداف التي يرغبون في تحقيقها والواجبات اللازمة عليهم تجاه عدة علاقات.
منقول للفائده
11.04.10 0:17